FAQ agenda

De agendawerking en het agendasysteem.

De agenda opening is af en toe echt madness en kan frustraties met zich meebrengen. Dat begrijp ik, Quirina helemaal. Vandaar dat ik ook deze blog schreef om een en ander uit te leggen.

Eerst en vooral: bedankt als je een kijkje nam in de agenda!

Ik werk in deze blog in puntjes, dus scroll gerust door tot het stuk dat je interesseert ;-)

‍

Beschikbaarheid - Nieuwe klanten

Het is een uitdaging om een plekje te scoren bij een krullenkapper, omdat ik geen klantenstop heb én omdat er minder krullenkappers zijn dan er vraag is naar plaatsen.

Vaak werken krullenkappers wél met een klantenstop, maar ik koos er (voorlopig) heel bewust voor om dat niet te doen. Ik wil ook klanten die hun natuurlijke krullen en waves nog niet weten te verzorgen of nog aan het ontdekken zijn, een kans geven op een afspraak. Er zijn al zoveel kappers die geen nieuwe klanten meer aannemen, wat ik ook begrijp, want dat bespaart veel stress bij agenda-openingen, bijvoorbeeld ;-) Kiezen is verliezen! Maar ik koos er dus voor om iedereen toe te laten.

‍

Wat met vaste klanten

Ik begrijp die vraag. Idealiter zou ik een deel van de agenda eerder openen voor vaste klanten, zodat zij iets meer kans hebben op een plekje. Maar omdat ik al zo lang geen klantenstop of beperking voor nieuwe klanten heb, is de agenda steevast ongeveer half gevuld met nieuwe en half met bestaande klanten. Daardoor is de groep vaste klanten ondertussen zo groot dat dit vooral valse hoop zou geven, en ik hen opnieuw zou teleurstellen. Ik had dit twee jaar geleden moeten invoeren als ik wilde dat deze optie echt nuttig en werkbaar was.

Echter zie ik wel echt elke maand gemiddeld de helft bestaande klanten opnieuw terug. Dus ondanks ik geen plekje kan verzekeren is het wel mogelijk. Maar nogmaals: ik vind het niet vanzelfsprekend dat klanten die moeite doen. Maar ik ben wel heel dankbaar en blij telkens bekende gezichten opnieuw terug te zien.

‍‍

‍Hoe werkt de agenda

Elke 15 de van de maand komt om 20u de agenda van de maand nadien open. Bv. op 15 mei kan je om 20u een afspraak maken voor juni. Telkens gaat het heel snel dus je kijkt best om 20u.

‍

Beschikbaarheid - Werkschema

Naast Kwibz heb ik samen met twee andere vrouwen ook nog een ander bedrijf: Mellon. We ontwikkelen natuurlijke haarproducten die krullend en wavy haar ondersteunen. Daardoor werk ik niet voltijds in het salon en komen er niet elke weekdag plekken vrij. Momenteel verdeel ik mijn tijd over 3 dagen Kwibz en 2 dagen Mellon. Soms zijn dat halve dagen, soms hele; dat verschilt van maand tot maand.

Daarnaast duren afspraken tussen 1,45u en 2,30u, waardoor er maximaal 2 à 3 plekjes per dag beschikbaar zijn. Hopelijk maakt dat duidelijk waarom alles zo snel volzet is.

Ik probeer wel steeds elke woensdagnamiddag en vrijdag open te zetten en werk zoveel mogelijk tijdens schoolvakanties.

In het weekend of ’s avonds langskomen is niet mogelijk.

‍

Hoe weet ik op voorhand welke plekken vrijkomen?

Ik stuur elke maand, de ochtend van de agenda opening een nieuwsbrief uit waarin ik al een blik op de agenda geef. Alle dagen die gaan openkomen zet ik in de mail zodat je op voorhand weet naar welke dagen je ‘s avonds met de agenda opening kan mikken. Schrijf je zeker in op de nieuwsbrief als je deze ook wil krijgen. (onderaan de website)

‍

Kan ik ook komen zonder wassen of drogen?

Nee, dat is niet mogelijk. Ik doe enkel volledige behandelingen. Als je een plek in de agenda hebt gescoord, wil ik echt de tijd voor je kunnen nemen: je lokken volledig onder handen nemen én het resultaat zelf nog zien wanneer alles helemaal droog is. Vaak doe ik daarna nog aanpassingen, bijvoorbeeld nadat het gediffused is.

Je komt ongeveer 6 tot 10 maanden toe met je behandeling, afhankelijk van de kwaliteit van je haar. Net omdat je er zo lang tussen kunt laten, wil ik de behandeling volledig uitvoeren, zodat je er opnieuw zo lang plezier van hebt. Ook product advies en het telkens bijsturen van je routine zorgen ervoor dat je behandeling zo lang meegaat, en dat vraagt tijd.

‍

Wat als ik niet meer kan wachten

Dan stuur ik je graag door naar mijn collega’s. Ik heb hier een lijst waar je alle kappers die met Mellon werken kan terugvinden. Onze kappers hebben dezelfde waarden als ik met Kwibz. Of je kan een kijkje nemen op deze lijst. Daar vind je expliciet krullenkappers in België terug.

Een salon het dichtst in de buurt bij Kwibz en zonder klantenstop vind je 2 vestigingen van ‘t Haarhuys terug. De vestiging in Nijlen en de vestiging in Olen.
‍

Waarom moet ik €5 betalen?

Da’s omdat ik werk met een ticketsysteem. Ik moest een prijs op elk ticket plakken. Die €5 wordt van de prijs getrokken die je in het salon moet betalen :-)

‍

Ik zit klaar en toch ben ik te laat?

Het gaat echt supersnel soms. Helaas is het geen garantie als je klaar zit, dat het lukt om een afspraak te boeken. Het is kwestie van snel klikken en een klik is nu eenmaal heel snel gebeurd waardoor iemand je makkelijk kan voorzijn. Ik vind het eerlijk gezegd ook heel vervelend dat het zo stresserend is soms. Maar ik kan er helaas niets aan veranderen. Bedankt alvast om een kijkje te nemen.

‍

Problemen met betalen

Als je problemen had met betalen, bestaat de kans dat je in de testmodus terecht gekomen bent. Die kans is heel klein maar af en toe als je op de agenda klikt kom je eerst op een geel scherm waar je door klikt naar testmodus of naar de echte agenda. Als je niet leest en te snel klikt dan klik je soms verder in testmodus. Da’s een bug in het systeem, je zou die vraag niet mogen krijgen. Laat me zeker weten als dit gebeurd. Je merkt dit dus pas met het betalen want in een testmodus kan je niet doorgaan naar betalen.

Is het een foutmelding tijdens het betalen? Dan is het onmogelijk dat je in de testmodus zat. Dan was er iets extern met bankcontact.

‍

‍

Gebruiksvriendelijkheid

Ik hoor vaak dat het vervelend is wanneer je een afspraak wil vastleggen, maar merkt dat die intussen weg is. Als je dan teruggaat naar het maandoverzicht om een nieuwe plek te selecteren, kom je opnieuw in de huidige maand terecht en moet je weer doorklikken naar de maand die je wil boeken waardoor je kostbare tijd verliest.

Ik begrijp dat helemaal, maar helaas kan ik daar niets aan veranderen. Het is erg moeilijk om een waterdicht systeem te vinden dat geen risico op dubbelboekingen geeft. Ik zou dit soort dingen heel graag finetunen, maar daarvoor moet ik een systeem op maat laten ontwikkelen. Dat heb ik onderzocht, maar dat is financieel onhaalbaar.

‍

Wat als ik wil annuleren?

Dat kan! Mail even naar hello@kwibz.be en ik stort je €4 terug. Het systeem houdt helaas wel standaard €1 als servicekost achter. Maar ik stort je met plezier de €4 terug.

‍

Is er een wachtlijst?

Jep, die vind je hier terug (scroll een beetje naar onder en daar kan je jezelf inschrijven)

Weet wel: er wordt heel weinig geannuleerd. Het kan nooit kwaad jezelf hier op te zetten maar zet je hoop niet te hoog op een melding dat er plekken vrijkomen.

De wachtlijst is 1 grote lijst die ik stuur als er een plek vrijkomt. De eerste die inboekt heeft de afspraak.

‍

Ik zag een beschikbare plek maar kon die niet boeken

Dat is iets wat we samen met Eventsquare bekijken om op te lossen. Heel soms, wanneer een afspraak wordt ingenomen, synchroniseert het systeem niet. Daardoor blijft het aangeven dat die plek nog beschikbaar is. Als je dan klikt en je wil die afspraak in je winkelmandje zetten, krijg je de melding dat “er niet voldoende tickets” beschikbaar zijn. (Dit is trouwens altijd het geval als iemand net voor jou een ticket in het winkelmandje heeft gezet.) Het vervelende is dat, wanneer je daarna teruggaat, die afspraak nog steeds als beschikbaar blijft staan, waardoor je tevergeefs blijft proberen om die in je mandje te steken.

Tip: zodra je de melding “er niet voldoende tickets” krijgt( zoals hieronder) kan je ervan uitgaan dat die afspraak weg is. Ga dan meteen voor een andere en blijf niet proberen.
‍